Usuals is een dienst van [statutaire naam], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], gevestigd op [straat en huisnummer], [postcode en plaats] (hierna: Usuals, wij of ons). In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn.
Vragen over privacy? Mail naar privacy@joinusuals.com.
1.Voor wie deze verklaring is
Usuals heeft met drie groepen mensen te maken:
- Ondernemers en hun medewerkers met een account bij Usuals. Voor hun gegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
- Klanten van die ondernemers die een kaart in hun Wallet zetten (eindklanten). Voor hun gegevens is de ondernemer verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de ondernemer, volgens de verwerkersovereenkomst.
- Bezoekers van joinusuals.com.
Ben je eindklant? Dan is de zaak waar je spaart je eerste aanspreekpunt. Je kunt ook altijd bij ons terecht: we helpen je, of sturen je vraag door naar de zaak.
2.Welke gegevens we verwerken
Van ondernemers en medewerkers:
- Naam, e-mailadres en wachtwoord. Van het wachtwoord bewaren we alleen een hash, nooit het wachtwoord zelf.
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adressen van je locaties, logo, kleuren en kaartontwerpen.
- Je rol (eigenaar of medewerker) en wat je in het dashboard, de scanner en de app doet, zoals gezette stempels en verstuurde berichten.
- Abonnement en betalingen: je plan, je facturen, en de klant- en mandaatgegevens die Mollie ons teruggeeft, zoals de naam van de rekeninghouder en de laatste cijfers van je IBAN. De volledige betaalgegevens verwerkt Mollie, niet wij.
- Technische gegevens: IP-adres, browser en toestel, inlogsessies en, als je de Usuals app gebruikt, een pushtoken voor meldingen.
- Wat je ons schrijft als je contact met ons opneemt.
Van eindklanten, in opdracht van de ondernemer:
- Voornaam.
- E-mailadres en verjaardag (dag en maand), alleen als de klant die invult.
- Taal, en of de klant berichten wil ontvangen, met het moment van die toestemming.
- Spaargegevens: stempels of punten, beloningen, het tijdstip van elk bezoek, de locatie en de medewerker die de stempel zette.
- Wallet-gegevens: het serienummer van de kaart, bij Apple Wallet een apparaat-ID en pushtoken, bij Google Wallet een object-ID.
- Een versleutelde apparaatsleutel, om dubbele aanmeldingen op één toestel te herkennen.
- De berichten die naar de kaart zijn gestuurd.
Een bericht voor in de buurt toont de telefoon zelf, op basis van de locaties die op de kaart staan. Wij ontvangen en bewaren geen locatie van de telefoon.
Van websitebezoekers verwerken we alleen technische gegevens in serverlogs (IP-adres, browser, opgevraagde pagina), om de site veilig en bereikbaar te houden. Op deze site gebruiken we geen analytics en geen advertentiecookies.
3.Waarom we gegevens verwerken en op welke grondslag
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je account aanmaken en de dienst leveren: kaarten, scanner, berichten, rapportages en de app | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Abonnementen, betalingen en facturen | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht, zoals de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub b en c AVG) |
| Servicemails, zoals een link om je wachtwoord te herstellen, een factuur of een melding over een mislukte betaling | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Beveiliging, misbruik voorkomen en fouten opsporen, met logbestanden en limieten op aanmelden, inloggen en scannen | Gerechtvaardigd belang: een veilige en betrouwbare dienst (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
| Support, ook als we op jouw verzoek meekijken in je account | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f AVG) |
| De AI assistent op de betaalde plannen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); voor gegevens van eindklanten in opdracht van de ondernemer |
| Nieuws over Usuals per e-mail | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG); afmelden kan onder elke mail |
Voor de gegevens van eindklanten bepaalt de ondernemer het doel: een spaarkaart aanbieden en, met toestemming van de klant, berichten sturen. Wij gebruiken die gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en benaderen eindklanten niet zelf.
4.Hoe lang we gegevens bewaren
- Accountgegevens: zolang je account bestaat. Na opzeggen of verwijderen wissen we ze binnen 30 dagen.
- Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Het logboek van handelingen in je account: zolang je account bestaat.
- Gegevens van eindklanten: zolang de ondernemer de kaart aanbiedt, tot de klant of de ondernemer ze verwijdert. Verwijdert een klant zijn kaart via de link op de kaart, dan wissen we de gegevens direct. Stopt de ondernemer met Usuals, dan wissen we de klantgegevens binnen 30 dagen.
- Logbestanden van servers: maximaal 90 dagen, tenzij we ze nodig hebben om misbruik te onderzoeken.
- Back-ups: die worden na maximaal 35 dagen overschreven.
5.Met wie we gegevens delen
We werken met een aantal partijen die gegevens voor ons verwerken (subverwerkers). Met elk van hen hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| [hostingpartij] | Hosting van de applicatie | [land in de EU] |
| [databasepartij] | Database met account- en klantgegevens | [land in de EU] |
| [opslagpartij] | Opslag van logo's en afbeeldingen | [land in de EU] |
| Resend, Inc. | Versturen van e-mail | EU / VS |
| Mollie B.V. | Betalingen en automatische incasso | NL |
| Apple Inc. / Apple Distribution International Ltd. | Kaarten in Apple Wallet en pushmeldingen naar die kaarten | IE / VS |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Kaarten in Google Wallet | IE / VS |
| Anthropic, PBC | AI assistent (Claude API), alleen gepseudonimiseerde gegevens | VS |
| 650 Industries, Inc. (Expo) | Meldingen naar de Usuals app voor ondernemers | VS |
Apple en Google tonen de kaart in hun Wallet. Daarvoor ontvangen ze de gegevens die op de kaart staan en de technische gegevens om de kaart bij te werken. Voor het gebruik van de Wallet zelf gelden ook de voorwaarden en het privacybeleid van Apple en Google.
Mollie verwerkt de betalingen. Voor de betaling zelf is Mollie ook zelf verantwoordelijk, onder het privacybeleid van Mollie.
De AI assistent gebruikt de Claude API van Anthropic. Anthropic krijgt alleen gepseudonimiseerde gegevens: aantallen, bezoekmomenten en stempels, met klantnummers die alleen wij kunnen herleiden. Geen namen, e-mailadressen of verjaardagen. Volgens de voorwaarden van Anthropic worden deze gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.
Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op een rechtsgeldig verzoek van een overheidsinstantie.
6.Gegevens buiten de EU
Onze database en bestanden staan in de EU. Een paar partijen, zoals Resend, Apple, Google, Anthropic en Expo, zijn Amerikaanse bedrijven of hebben een Amerikaans moederbedrijf. Daardoor kunnen gegevens ook in de Verenigde Staten worden verwerkt. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar dat nodig is.
7.Hoe we gegevens beveiligen
- Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS).
- Wachtwoorden bewaren we alleen als hash.
- De QR code op een kaart bevat een ondertekende code, nooit een klantnummer.
- Toegang gaat per bedrijf en per rol. Medewerkers zien alleen wat bij hun eigen bedrijf hoort.
- Limieten op aanmelden, inloggen en scannen houden misbruik tegen.
- Belangrijke handelingen leggen we vast in een logboek, ook als ons supportteam op jouw verzoek meekijkt.
- We maken back-ups en houden onze software up to date.
Merk je iets dat niet klopt? Meld het via privacy@joinusuals.com.
8.Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd weer intrekken.
Als ondernemer regel je veel zelf in je dashboard: je gegevens aanpassen, je klanten exporteren en je account verwijderen. Als eindklant zie en verwijder je je gegevens via de link op de achterkant van je kaart.
Lukt het zo niet? Mail ons op privacy@joinusuals.com. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen te bevestigen wie je bent.
9.Een klacht indienen
We horen het graag als je ergens niet tevreden over bent, zodat we het kunnen oplossen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11.Geautomatiseerde besluiten
We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van alleen geautomatiseerde verwerking. De AI assistent doet voorstellen; de ondernemer beslist. Klantgroepen zoals actief of risico gebruikt de ondernemer om te kiezen wie een bericht krijgt. Daar zijn geen rechtsgevolgen aan verbonden.
12.Jongeren
Ben je jonger dan 16? Vraag dan je ouder of verzorger om toestemming voordat je een kaart aanmaakt of berichten aanzet.
13.Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. Belangrijke wijzigingen laten we ondernemers vooraf per e-mail weten. Bovenaan staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.